Quản Lý Ngân Sách Là Gì

Theo một khảo sát trên báo VnExpress, năm 2024 vẫn là một năm khó khăn bủa vây doanh nghiệp, khi có tới 73% dự kiến giảm quy mô, tạm ngừng kinh doanh hoặc ngừng hẳn. Trong các doanh nghiệp còn hoạt động, 16,6% doanh nghiệp dự kiến có thể giảm hơn một nửa số lao động, hơn 60% doanh nghiệp dự kiến giảm doanh thu.

Có công cụ nào hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý ngân sách doanh nghiệp hiệu quả?

Doanh nghiệp thường gặp phải một số khó khăn khi lập và quản lý budget theo cách truyền thống:

Tháng 11/2023, lời giải cho các bài toán này đã được chính thức công bố: Base Finance+ – Bộ giải pháp quản trị tài chính thời gian thực đầu tiên tại Việt Nam.

Base Finance+ có khả năng tập trung dữ liệu tài chính từ nhiều nguồn khác nhau về một hệ thống dashboard chung duy nhất, bổ sung thêm các tùy chỉnh chuyên sâu về trực quan hoá, phân tích chỉ số và dự báo. Đặc biệt, các hoạt động giao dịch, vận hành và hoạt động quản trị tài chính sẽ được kết nối với nhau theo thời gian thực (real-time).

Với bộ giải pháp này, doanh nghiệp có thể làm chủ dữ liệu tài chính theo nhiều lát cắt, dễ dàng quản lý doanh thu và dòng tiền vào, quản lý chi phí và dòng tiền ra, thậm chí là quản lý tiền mặt tự động. Quá trình lập kế hoạch và quản lý ngân sách, nhờ vậy, được tinh gọn và thông suốt hơn nhiều lần – từ bước đặt mục tiêu ban đầu cho tới bước điều chỉnh ngân sách.

Với Base Finance+, uỷ ban ngân sách có thể:

Nhờ Base Finance+, ban lãnh đạo doanh nghiệp cũng có thể:

Bộ phận kế toán cũng được hỗ trợ bởi Base Finance+:

Với bài viết này, hy vọng mỗi nhà quản trị đã có được cái nhìn rõ ràng và bài bản về việc lập và quản lý budget cho doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính một cách chặt chẽ trong năm kinh tế biến động, mà còn là bước đệm vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Chúc doanh nghiệp luôn thuận lợi và thành công!

Các nguyên tắc quan trọng khi lập kế hoạch ngân sách

Kế hoạch ngân sách phải xuất phát từ kế hoạch kinh doanh: Nếu bỏ qua sự liên kết với kế hoạch kinh doanh và mục tiêu chiến lược, một bản kế hoạch ngân sách thường chỉ tái hiện lại kết quả của năm trước với một số thay đổi nhỏ, không mang lại giá trị thực tiễn cho tương lai.

Kế hoạch ngân sách cần cân đối giữa các bộ phận: Lấy ví dụ, bộ phận kinh doanh thường muốn nâng cao doanh số nên sẽ cho phép khách hàng ghi nợ, trong khi bộ phận kế toán luôn muốn hạn chế tối đa nợ khó đòi. Doanh nghiệp cần lập ra các tiêu chuẩn chung về quản lý tài chính sao cho hài hoà giữa các bộ phận.

Tất cả các cấp quản lý đều cần tham gia: Lập budget không nên chỉ diễn ra trong các cuộc họp riêng tư của ban lãnh đạo cấp cao, mà cần có sự tham gia của các nhà quản lý cấp thấp hơn, bởi họ là những người biết rõ nhất điều gì có thể, không thể đạt được và những nguồn lực nào cần thiết.

Con người cần có cảm giác làm chủ ngân sách: Tất cả các cấp nhân sự trong doanh nghiệp cần chủ động đóng góp ý kiến vào quá trình thiết lập và sửa đổi ngân sách, thay vì để ngân sách áp đặt lên mình. Ngân sách cũng cần được nhìn nhận là một công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả, chứ không phải là công cụ phục vụ kiểm soát và đánh giá trách nhiệm.

Kế hoạch ngân sách phải linh hoạt. Ngân sách cần được theo dõi và linh hoạt điều chỉnh, thay vì mãi phụ thuộc vào một bản kế hoạch không còn phù hợp với các điều kiện thực tế.

Kế hoạch ngân sách cần minh bạch. Các nội dung bên trong kế hoạch ngân sách cần có căn cứ rõ ràng và giải trình cụ thể. Quá trình đàm phán, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách cũng phải được thực hiện theo đúng quy trình.

Bước 5: Xem xét và phê duyệt ngân sách cuối cùng

Bước cuối cùng của quá trình lập kế hoạch ngân sách là đệ trình ngân sách tổng thể cho ban lãnh đạo cấp cao để phê duyệt lần cuối. Đôi khi, ủy ban ngân sách sẽ cần đưa ra một số giải trình về các quyết định phê duyệt ngân sách trước đó, các điểm mấu chốt đã đàm phán thành công, hoặc đưa ra lời cam kết với budget này.

Trải qua bước này, kế hoạch ngân sách bắt đầu được đưa vào thực hiện. Ban lãnh đạo hoặc ủy ban ngân sách có thể công bố rộng rãi thông tin này tới các bộ phận có liên quan trong toàn doanh nghiệp.

Các kỹ thuật lập kế hoạch ngân sách phổ biến

Trong kỹ thuật này, ngân sách cho một khoảng thời gian tiếp theo (thường là năm tài chính tiếp theo) được xây dựng dựa trên ngân sách của giai đoạn trước đó, với một số điều chỉnh để phản ánh các thay đổi dự kiến trong hoạt động kinh doanh như tăng giảm dự kiến trong doanh số bán hàng, chi phí sản xuất, chi phí nhân sự,… Cách tiếp cận này thường dựa trên nguyên tắc tăng lên hoặc giảm đi một số lượng cố định (ví dụ 5%, 10%,…) so với ngân sách của giai đoạn trước đó.

Trong kỹ thuật này, doanh nghiệp không giữ nguyên kế hoạch ngân sách từ đầu tới cuối chu kỳ ngân sách mà sẽ cập nhật liên tục. Khi kết thúc một khoảng thời gian ngắn nhất định – thường là 1 tháng hoặc 1 quý – doanh nghiệp sẽ ngay lập tức bổ sung thêm ngân sách của 1 tháng hoặc 1 quý mới vào phần sau của kế hoạch.

Lấy ví dụ, doanh nghiệp A luôn chuẩn bị budget cho chu kỳ 12 tháng. Hết tháng thứ nhất, doanh nghiệp sẽ ngay lập tức bổ sung thêm ngân sách của tháng thứ 13 vào kế hoạch. Đồng thời, ngân sách của các tháng thứ 2, 3, 4,…, 12 cũng được điều chỉnh lại dựa trên dữ liệu thực tế gần nhất và các dự báo mới nhất.

Kỹ thuật này được xây dựng dựa trên việc phân tích các hoạt động cụ thể mà doanh nghiệp thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh. Doanh nghiệp sẽ thu thập dữ liệu để đánh giá chi phí và nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động. Ngân sách sẽ được phân bổ dựa trên định mức chi phí tương tức.

Đây là kỹ thuật phân bổ nguồn lực tài chính dựa trên hiệu suất (các mục tiêu, chỉ tiêu), và kết quả đạt được trong quá khứ hoặc dự kiến của tương lai. Các bộ phận có hiệu suất cao thường nhận được nguồn lực nhiều hơn để duy trì và cải thiện thành tích của mình; trong khi các bộ phận có hiệu suất thấp có thể nhận được ít nguồn lực hơn và cần cải thiện hiệu suất để được phân bổ thêm ngân sách.

Đúng như tên gọi, trong kỹ thuật này, mọi khoản chi tiêu phải được xác định và chứng minh từ đầu, không dựa trên việc sử dụng ngân sách hoặc các hoạt động xảy ra trong giai đoạn trước đó. Các bộ phận trong doanh nghiệp cần xác định các khoản chi phí dự kiến, đồng thời giải trình cụ thể và đưa ra phản biện để bảo vệ kế hoạch ngân sách này. Mỗi khoản chi tiêu đều được xem xét một cách kỹ lưỡng, và budget chỉ được cấp phát khi có lý do thuyết phục.

Mỗi kỹ thuật lập budget đều có ưu nhược điểm riêng, và việc lựa chọn áp dụng kỹ thuật nào sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố: loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, mô hình kinh doanh, mục tiêu chiến lược, đặc điểm cụ thể và khả năng triển khai của từng doanh nghiệp. Đôi khi, việc kết hợp linh hoạt các kỹ thuật khác nhau có thể mang lại kết quả tốt nhất.

Bước 1: Theo dõi và ghi nhận ngân sách

Mục đích của bước này là xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ về tình hình tài chính, bao gồm cả quy trình, công cụ và con người; tạo nền tảng cho việc đánh giá và điều chỉnh ngân sách giai đoạn sau.

Việc theo dõi và ghi nhận ngân sách có thể được thực hiện song song giữa các bộ phận riêng lẻ trong doanh nghiệp và các trung tâm trách nhiệm chuyên biệt:

Vào mỗi cuối kỳ tài chính, dữ liệu về ngân sách sẽ được cập nhật chính xác trên các công cụ báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Còn trong kỳ tài chính, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ quản lý tài chính để ghi nhận liên tục và tự động các dữ liệu này.